一、关于办公软件的选择
大家比较习惯用的主要有微软公司的Office办公软件中的Word，目前最新的版本是2007版，但大家比较习惯用的是2000版和2003版。另一款常用的软件是我国金山公司的WPS Office办公软件，目前最新的版本为2009版，其软件界面与微软的Office 2003非常相似，功能上更适合中国人的使用习惯。安装程序非常小巧，才20多MB，并且对于个人用户实现了完全免费的政策，可以随意从官方网站上下载使用。
其实微软的Office和金山的WPS Office在使用上大同小异，功能上各有千秋，下面我们的介绍就以WPS Office为例。
二、关于纸张大小及页面设置
政府公文的标准纸张有两种，一个是A4，另一个是16开。在2005年发布的公文标准中，推荐使用A4纸，地方一些单位也已经使用了A4纸型作为标准公文用纸。但目前多数政府机关的公文仍以16开纸为主。这里需要注意的是，电脑上默认的16开纸的大小为184mm×260mm，而我们实际使用的纸张却是195mm×270mm，我考虑，可能184mm×260mm规格指的是印刷行业的标准，因为在印刷品印制装订后，还要进行切边，之所以长、宽上多出来10mm，主要用于切边，因此，我们在设置页面时，需要在页面设置中将纸张设置为195mm×270mm，这样才能与实际使用的16开纸相一致。接着我们谈谈页边距。公文打印出来要美观，文字不能太满，而必须有足够的页边距。在使用16开纸型是，通常上下边距留25mm，左右边距留25－30mm为宜。
三、关于行文格式
政府公文标准规定的公文格式为：
文档主标题，用二号标宋，居中对齐。以往，我们曾经习惯于使用黑体字，现在需要改成标宋字体，常用的是方正小标宋体，另外，如果公文的标题比较长，一行放不下，在分行时，要注意不要在连续的词语中间分行，另外，如果字数实在太多，也可以考虑在字体设置中将标题文字设置成细长型，以减少空间占用，但注意不要改得太厉害，一般设置为80%－90%即可（如图１）。
图１
文档副标题用三号仿宋字体，副标题前加破折号，居中对齐。
受文单位，用三号楷体，两端对齐（图２），行首不缩进。各单位之间用顿号或逗号隔开，最后加冒号。
图２
正文用三号仿宋，两端对齐，段首缩进两个字符。可以输入两个全角空格，或四个半角空格。但最好是在“段落”设置中设置“首行缩进”2字符。在WPS文字中，如果段首输入了2个全角空格或4个半角空格，输入文字并回车后，会自动转换为段落首行缩进，并且下一段也自动按此设置，比较智能。
另外谈谈为什么用两端对齐而不是“左对齐”。因为如果文字中要换行的位置恰好有标题符号或英文，办公软件用自动处理为英文单词中不换行，标点符号不会出现在行首。另外，标点符号和英文、数字在文档中所占用的空间大小也不是完全一样的。因此每行的字数就不会绝对一样多，如果采用左对齐，则文档右侧会显得不够整齐，而“两端对齐”则会自动调整文字间距，使左侧和右侧都比较整齐。
一级标题用三号黑体，序号一般用中文数字加顿号。如果标题单位占一行，一般行末不加句号。如果后面紧跟着正文，也就是标题和正文在同一段落中，则需要加句号。
二级标题用三号楷体，序号一般用中文数字加小括号。
三级标题用三号仿宋，序号一般用阿拉伯数字加顿号。实际应用中也可用“一是”、“三是”这样的形式。为了与正文相区别，三级标题可将字体加粗。其他标题和正文一般不加粗。一般而言，三级标题足够我们用了。
落款和成文日期，都是三号仿宋，在文档的中间偏右的位置。在操作时，尽量不要用空格也调整位置，可以先居中，然后再用鼠标拖动标尺上的“首行缩进”滑块，即可将落款和成文日期调整到合适的位置。另外，如果要插入当前日期，可以用快捷键Alt+I，然后再按T，选择中文日期格式并回车（图3），即可。
图3
主题词用三号黑体字，各关键词之间用一个全角空格隔开，两端对齐。注意主题词之间的间距不要过大。有些人喜欢让主题词布满所在行，这是不对的（图4下面两行）。
图4
版记用三号仿宋，两端对齐。
主题词下面以及版记内容都要加下划线。如果用系统提供的“下划线”功能，会出现两个问题。一是下划线与文字之间的距离过近，二是主题词和版记的文字往往不足一行，没有文字的地方就没有下划线，因此需要在行末补足空格。比较麻烦。
解决的办法，一是用表格的方法，把版记内容放到表格内，调整表格边框线风格，只保留需要的部分，其它部分用“无边框线”。二是用文字边框，选中要设置的文字，在“格式”菜单中选择“边框和底纹”，然后在“自定义”中只设置下边框即可（图5）。
图5
四、关于页码
页码一般用四号宋体字，采用阿拉伯数字两边加短横线的格式。如果是传真电报等单面打印的文档，可以将页码放在页脚的中间位置。如果是红头文件，则需要将页码放在页脚文档的外侧，即单数页在右侧，双数页在左侧。
五、传真电报的套打
传真电报套打时，要注意首页。
一是发文单位、签发领导等内容，需要套打，可以用文本框来制作，并反复调试即可。
二是首页不显示页码，并多出了“联办单位”、“联系人”、“电话号码”及总页数等信息。需要在页面设置中设置“首页不同”，然后再在首页中插入一个文本框，输入相关内容，将边线设置为“无”。不需要报头一个文档，正文另用一个文档。
六、双面打印及复印
红头文件及其他正式文档一般会要求用8开纸对折，双面打印（复印）。常用的有两种办法。
第一种办法是先用16开纸打印出一份来，再手工安排页面顺序，用8开纸复印。这种办法比较烦琐，一不小心还容易排错。关键点是如果文档页数不是4的倍数，需要用白纸补足到4的倍数，然后再排顺序。当然，排得多了，可以在头脑中预排，而不一定要真的用白纸来排序。
第二种办法是用办公软件和打印机自身的功能。在WPS文字的页面设置中，将纸张设置为8开，在“多页”中设置成“书籍折页”（图6）。然后在打印机中将纸型设置为8开，并应用“双面打印”。如果打印机不支持双面打印，也可以打印完成一面后再打印另一面。
图6
最后，谈谈文件的装订。如果是单面印刷一般采取左侧装订，订书钉距纸张左边距（订口）大约8mm，距上、下边大约75mm。如果是8开纸双面印刷，则要采取骑马订，需要用能旋转的订书机，订书钉订在纸张的折痕上，距上下边距仍为大约75mm。
七、关于文档的参考和模板
在工作中，为了节省时间，提高效率，经常会用到模板。要制作模板，通常是将文档中的各要素制作好后，点击“文件”菜单下的“另存为”，然后在“文档类型”中选择“模板”，就会自动进入模板目录，定义一个模板的名称即可。下次要新建此类型的文档时，点击“文件→本机上的模板”即可调用此模板新建一个文档。
另外，有时我们会临时参考一下其他文档。比如在制作一些格式化的文件（如工作总结、填写表格）时，会借用以往的同类文档。经时要注意一个问题，就是不要直接在原文档上修改，否则会导致原文档丢失。正确的做法是找到该文档后，复制一个副本，在副本上修改，修改完成后将副本的文件名改成需要的文件名。或者打开原文档后，马上另存为另一个文件名，然后再开始修改。这样就不会破坏原来的文档。
为了确保文档不会被误修改，也可以用文档保护功能，给文档加上一个修改密码，没有密码时只能读，不能修改。方法是在“文件”菜单中选择“文件加密”，在弹出的菜单中单击“保护文档”按钮，然后在“保护文档”窗口中选择“只读”并输入密码（图7），确定即可。
图7