永中Office教程:用数据有效性做“帮手”

某市几所高校准备在近期搞个校园卡拉OK大赛，要求参赛者年龄在18-25岁之间。前来报名的学生络绎不绝，为避免工作人员对参赛者年龄的疏忽，且更方便对参赛者资料的输入，接下来就看看如何利用永中Office的“数据有效性”功能来进行一些设置呢？
一、巧用数据有效性，限制参赛者年龄
忙时会出乱，当报名者接踵而至时，工作人员可能忘记了年龄的限制。通过设置“数据有效性”来帮忙吧！当年龄小于18岁或大于25岁时，要求弹出警告框，并提示参赛者的条件。
1.  选中“年龄”所在列，再选择“数据”－“有效性”，弹出“数据有效性”对话框。
2.  分别选择“设置”、“输入信息”、“出错警告”选项卡，按照下面3张图所示进行
设置并输入相关信息。


3.  此时，选中“年龄”列的任意单元格时，会提示输入信息的要求。


4.  如果输入的数值不在要求的范围之内，会弹出警告框。可按要求重新输入。


二、巧用数据有效性快速输入信息
当输入的内容很固定时，如上例中的“性别”只包括“男”或“女”，“所在学校”仅限于参赛的院校时，就可以通过“数据有效性”将其事先设置好，输入时直接选择就OK了！
方法一：
1.  选中“性别”所在列，在“数据”有效性对话框的“设置”选项卡下，单击“允许”框，从下拉列表中选择“序列”。
2.  在“数据源”框中输入“男,女”（注意：用半角状态的逗号）

3.  此时，“性别”所在列的单元格右侧将会出现下拉箭头，可从中选择所需要的选项。

方法二：
当列表项目较多，担心在“数据源”框中输入易出错时，可事先在同一工作表的单元格区域中输入列表项目，然后在对话框中选择项目所在的单元格区域即可，如下图所示。


具备了上面这些知识，相信完成这样的“卡拉OK参赛者名单”的记录就能按照要求且高效率顺利完成了。