用Word排论文的技巧

插公式时经常需要让公式居中对齐、行末的公式编号右对齐。只要设一个居中制表位
和一个右对齐制表位，输入时按TAB即可。建议居中制表位位置用字符做单位，比如五号字
体在缺省A4页面上是每行40字符，居中制表位就可以设在20字符处。
　　我的公式编号用SEQ域输入，从“插入”菜单选“域”即可。这样做的好处是如果我有
100个公式，在最开始插入一个新的，那么这100个公式的编号都要加1、
　　如果手工修改会非常耗体，而Ctrl+A全部选定再F9更新域则十分快捷。
　　参考文献用尾注，也在“插入”菜单里。缺省的是上标格式，按Ctrl+'+'可以改成正
常格式。好处也是可以自动排号。
　　图片说明用题注。一般排版要让题注宽度小于版心距，我用水平标尺上的悬挂缩进加
右缩进实现。
　　Word表格中可以进行简单的计算。比如我有一个表格，让第三列的值显示第二列比第
一列多百分之几，用“表格”菜单的“公式”即可，不用Excel高射炮轰蚊子。
　　对公式、尾注、图片、表格的引用一概用交叉引用，“插入”菜单下。好处是可以做
成超级链接，而且公式编号改动的话对这个公式的引用会跟着改。
　　所有的章节标题都用样式，并且用多级项目符号列表。好处是标题编号（第几章、第
几节）可以自动生成，可以在文档结构图（“视图”菜单）中浏览，可以用垂直滚动条下
方的定位按钮快速定位，还可以生成目录。我一般关闭“基于所用格式定义样式”这个自
作聪明的功能，所有样式都自己选。
　　我的图片和表格做成嵌入式的，这样不会乱跑。表格每个单元格水平垂直均居中对齐
（Word 2000新增功能）。表格段落格式选“段中不分页”，这样不会出现表格拆到两页上
的恶心局面。
　　我的正文缺省样式是首行缩进2字符。输公式的时候要另起一行，但是逻辑上它应该跟
前面的文字算作一段（鼠标三击可以选定段），我用Shift+Enter小回车搞定。每次要输入
公式的时候，点到前一个包含公式的段，用格式刷复制即可。
　　先写这么多，以后有新的再补充，也欢迎大家补充。
　　用Word编辑论文的几个建议
　　由于各方面的原因，大家主要还是用Microsoft Word （以下简称Word）编辑论文。W
ord在写科技论文方面虽然有一些先天不足，但却提供了非常强大的功能。如果不能充分利
用这些功能，可能经常要为不断地调整格式而烦恼。我把自己以前使用Word的经验和教训
总结一下，抛块砖。
　　原则： 内容与表现分离
　　一篇论文应该包括两个层次的含义：内容与表现，前者是指文章作者用来表达自己思
想的文字、图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等，而后者则是指论文页面大小
、边距、各种字体、字号等。相同的内容可以有不同的表现，例如一篇文章在不同的出版
社出版会有不同的表现；而不同的内容可以使用相同的表现，例如一个期刊上发表的所有
文章的表现都是相同的。这两者的关系不言自明。在排版软件普及之前，作者只需关心文
章的内容，文章表现则由出版社的排版工人完成，当然他们之间会有一定交互。Word 倡导
一种所见即所得（WYSIWYG）的方式，将编辑和排版集成在一起，使得作者在处理内容的同
时就可以设置并立即看到其表现。可惜的是很多作者滥用 WYSIWYG，将内容与表现混杂在
一起，花费了大量的时间在人工排版上，然而效率和效果都很差。
　　本文所强调的“内容与表现分离”的原则就是说文章作者只要关心文章的内容，所有
与内容无关的排版工作都交给 Word 去完成，作者只需将自己的排版意图以适当的方式告
诉 Word。因为Word不仅仅是一个编辑器，还是一个排版软件，不要只拿它当记事本或写字
板用。主要建议如下。
　　1、 一定要使用样式，除了Word原先所提供的标题、正文等样式外，还可以自定义样
式。如果你发现自己是用选中文字然后用格式栏来设定格式的，一定要注意，想想其他地
方是否需要相同的格式，如果是的话，最好就定义一个样式。对于相同排版表现的内容一
定要坚持使用统一的样式。这样做能大大减少工作量和出错机会，如果要对排版格式（文
档表现）做调整，只需一次性修改相关样式即可。使用样式的另一个好处是可以由Word 自
动生成各种目录和索引。
　　2、 一定不要自己敲编号，一定要使用交叉引用。如果你发现自己打了编号，一定要
小心，这极可能给你文章的修改带来无穷的后患。标题的编号可以通过设置标题样式来实
现，表格和图形的编号通过设置题注的编号来完成。在写“参见第x章、如图x所示”等字
样时，不要自己敲编号，应使用交叉引用。这样做以后，当插入或删除新的内容时，所有
的编号和引用都将自动更新，无需人力维护。并且可以自动生成图、表目录。公式的编号
虽然也可以通过题注来完成，但我另有建议，见5、
　　3、 一定不要自己敲空格来达到对齐的目的。只有英文单词间才会有空格，中文文档
没有空格。所有的对齐都应该利用标尺、制表位、对齐方式和段落的缩进等来进行。如果
发现自己打了空格，一定要谨慎，想想是否可以通过其他方法来避免。同理，一定不要敲
回车来调整段落的间距。
　　4、 绘图。统计图建议使用Execel生成，框图和流程图建议使用Visio画。如果不能忍
受Visio对象复制到Word的速度，还可以试试 SmardDraw，功能不比Visio弱，使用不比Vi
sio难，速度却快多了。如果使用Word的绘图工具绘图，最好以插入Word图片的方式，并适
当使用组合。
　　5、 编辑数学公式建议使用 MathType5、0，其实Word集成的公式编辑器是它的3、0版
。安装MathType后，Word会增加一个菜单项，其功能一目了然。一定要使用 MathType 的
自动编号和引用功能。这样首先可以有一个良好的对齐，还可以自动更新编号。Word 正文
中插入公式的一个常见问题是把上下行距都撑大了，很不美观，这部分可以通过固定行距
来修正。
　　6、 参考文献的编辑和管理。如果你在写论文时才想到要整理参考文献，已经太迟了
，但总比论文写到参考文献那一页时才去整理要好。应该养成看文章的同时就整理参考文
献的习惯。手工整理参考文献是很痛苦的，而且很容易出错。Word没有提供管理参考文献
的功能，用插入尾注的方法也很不地道。我建议使用 Reference Manager，它与Word集成
得非常好，提供即写即引用（Cite while you write，简称Cwyw）的功能。你所做的只是
像填表格一样地输入相关信息，如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文献的的方插入
标记，它会为你生成非常美观和专业的参考文献列表，并且对参考文献的引用编号也是自
动生成和更新的。这除了可以保持格式上的一致、规范，减少出错机会外，更可以避免正
文中对参考文献的引用和参考文献列表之间的不匹配。并且从长远来说，本次输入的参考
文献信息可以在今后重复利用，从而一劳永逸。类似软件还有Endnote和 Biblioscape。E
ndnote优点在于可以将文献列表导出到BibTeX格式，但功能没有Reference Manager强大。
可惜这两个软件都不支持中文，据说Biblioscape对中文支持的很好，我没有用过，就不加
评论了。
　　7、使用节。如果希望在一片文档里得到不同的页眉、页脚、页码格式，可以插入分节
符，并设置当前节的格式与上一节不同。
　　上述7点都是关于排版的建议，还是要强调一遍，作者关心的重点是文章的内容，文章
的表现就交给Word去处理。如果你发现自己正在做与文章内容无关的繁琐的排版工作，一
定要停下来学一下Word的帮助，因为Word 早已提供了足够强大的功能。
　　我不怀疑Word的功能，但不相信其可靠性和稳定性，经常遇到“所想非所见”、“所
见非所得”的情况让人非常郁闷。如果养成良好的习惯，这些情况也可以尽量避免，即使
遇上，也可以将损失降低到最低限度。建议如下：
　　8、使用子文档。学位论文至少要几十页，且包括大量的图片、公式、表格，比较庞大
。如果所有的内容都保存在一个文件里，打开、保存、关闭都需要很长的时间，且不保险
。建议论文的每一章保存到一个子文档，而在主控文档中设置样式。这样每个文件小了，
编辑速度快，而且就算文档损坏，也只有一章的损失，不至于全军覆灭。建议先建主控文
档，从主控文档中创建子文档，个人感觉比先写子文档再插入到主控文档要好。
　　9、及时保存，设置自动保存，还有一有空就ctrl+s。
　　10、多做备份，不但Word不可靠，Windows也不可靠，每天的工作都要有备份才好。注
意分清版本，不要搞混了。Word提供了版本管理的功能，将一个文档的各个版本保存到一
个文件里，并提供比较合并等功能。不过保存几个版本后文件就大得不得了，而且一个文
件损坏后所有的版本都没了，个人感觉不实用。还是多处备份吧
　　11、插入的图片、和公式最好单独保存到文件里另做备份。否则，哪天打文档时发现
自己辛辛苦苦的编辑的图片和公式都变成了大红叉，哭都来不及了。
　　其他建议：
　　12、 使用大纲视图写文章的提纲，调整章节顺序比较方便
　　13、 使用文档结构图让你方便的定位章节
　　14、 使用文档保护，方便文章的审阅和修改
　　上面的建议并不全面，但相信比较管用。如果还有疑问，自己花些时间研究一下Word
的帮助，相信会有事半功倍的效果。