Word 2007教程:规范填写从表格设计开始

发布: 2009-2-12 13:17  作者: webmaster  查看: 428次 共有0条评论

:规范填写从设计开始

  人事处最近准备建立单位员工的培训情况电子档案,要共享一份Word表格,以方便员工下载后在自己的计算机上录入相关信息。不过,依照人事处以往的经验,如果共享一份普通的Word文档,由于各员工的计算机操作水平并不一致,所输入的信息格式也会不一致。

  怎样才能使表格录入既方便又快速,还能做到规范呢?在Word2007中如果我们借助于控件,从表格的设计开始注意这个问题,那么难题还是容易解决的。

  人事处准备的表格如图1所示。先在Word2007中建立一份图示的空表格。然后点击左上角的“按钮”,在弹出的菜单中点击“Word选项”按钮,打开“Word选项”对话框。在左侧的列表中点击“常用”项目,然后选中右侧的“在功能区显示“开发工具”选项卡”复选项。确定后在Word的功能区会新增加“开发工具”选项卡。

 

  现在我们还是先研究一下表格。如“姓名”单元格后面的空单元格,只要输入相应文字就可以了,需要规范一下格式。而类似于“出生年月”后面的单元格,需要填写日期,而这是最容易出现问题的,应该想办法使员工在录入时能够做到规范方便。还有“政治面貌”、“学位”等后面的空单元格,由于要填写的内容有很多的简称,所以应该规范录入的内容。最后还有“照片”单元格,需要想办法让员工很很方便地插入准备好的图片。咱们一个一个地来处理。

  一、格式文本控件

  先说这个“姓名”类。将鼠标定位于“姓名”后的空白单元格,然后点击功能区“开发工具”选项卡“控件”功能组“格式文本”按钮,就可以插入格式文本控件,如图2所示,在空白单元格中出现“单击此处输入文字”提示。以后填写此项目时只要在此外单击鼠标,输入文字就可以了。输入文字的字体、字号自动与当前段落保持一致。

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