基础:建立和使用Excel数据清单
建立和使用Excel数据清单 在Microsoft Excel 2000中，不需要把建立的数据清单变为数据库，只要执行了数据库的操作，例如查找、排序或分类汇总，Microsoft Excel 2000就会自动认为你的清单是一个数据库，即清单中的列被认为是数据库的字段，清单中的列标记被认为是数据库的字段名，清单中的每一行被认为是数据库的一条记录。
12.2.1 准备工作
如果你对数据库非常熟悉，或者使用过类似Access、DBASE、FoxPro等数据库产品，可以跳过该小节。
建立一个数据库首先是要进行一个好的规划。我们应该花一些时间，考虑数据库做什么用，实现它的最好方法是什么。考虑处理的数据的类型和数量，希望从数据库中收集什么信息等等。然后考虑数据库的字段，关于它们的选择，位置安排，名字等。
选择字段
为数据库选择字段是极其重要的，它决定了在每个数据库记录中的信息及数据库本身的能力。例如，要决定在应收帐数据库中是否应包括公司名称、发票日期、金额等。通用的原则是，根据要建立的数据库，将字段分得更细些。例如，要建立一个欠款的数据库，可以定义下列字段：公司名称、地址、电话、欠款日期、欠款金额等等。在建立字段时要根据当前和将来的需要。通常字段越多越灵活。对于数据库中的每个字段应该是唯一的。用这种方式，数据库的记录也是唯一的，因为记录中的每个字段将包含特有的信息。例如一个属于该记录的日期或时间。在这种方式下，字段与当前可存取的记录确定了数据项的唯一性。
安排字段位置
字段名称构成数据库顶部的行，因此它们必须安排在一行连续的每一列中。字段名称应该按逻辑顺序组织，相似的信息应该组织到一起。例如，使用发票号、日期、公司名称作为相邻的字段描述信息会使数据库更易于理解和使用。