Word基础教程:不用关闭Word再开邮箱

　　学会使用各个组件间的协同作业不仅仅可以大大提高您的工作效率，还会让您有一种酣畅淋漓的快感。本系列文章将从一个个实例出发，为大家演示如何将Office家族的成员都发动起来，满足不同的办公要求。

　　我们假想一个需求，比如说我们需要向很多应聘者发送面试通知，这在邮件系统里使用简单的群发就可以，但是每封邮件完全一致，给人很不舒服的的感觉。如果能根据收信人来创建具有称呼的邮件就太好了，手动一封封编辑实在是太繁琐了。这个看似“不大可能”自动完成的功能结合使用Word与Outlook很容易就可以实现。请大家自信看下面的例子，我们需要在姓名、电子邮件和抵制三个方面对邮件加以分别标记再发送出去，只要使用Word中的邮件合并功能就可以完成。

　　不过开始操作之前，请完成以下设置：

　　(1)在Outlook中完成邮箱账户的设置，确保接收发送正常。

　　(2)Outlook联系人信箱不为空，它里面应该是包含了信件发送的人员。

　　按照邮件合并的步骤，首先要完成邮件的编写工作。在信头留出相应的空间以便以后添加内容。之后，依次在功能区选择“邮件”选项卡中的“开始邮件合并”，打开“邮件合并向导”，信息提示我们完成邮件合并共需六步。

　　因为这是一封信函，所以在“选择文档类型”中请选择“信函”。

　　下一步是设置格式，如果没有特殊需求，可以采用当前配置，当然也可以选用模板完成信件的格式化。

　　下一步是添加收件人列表了，我们选择从Outlook联系人中选择，在下方点击：选择“联系人”文件夹，就会弹出Outlook中可以导入的个人文件夹。

　　在“邮件合并收件人”中列出了所有存在的联系人资料，熟悉的朋友可以看出，这是以标准的数据库结构呈现的收件人条目。请确认每个联系人的电子邮件都正确填写。在靠近前方的选择框中可以将不需要的联系人剔除。

　　确认后，接下来进入问候语的格式设置。这里就是设置信头开始语的地方，首先设置每封信的适用的敬称，比如“尊敬的”，姓与名的显示方式以及适用于无联系人姓名的问候语。

　　这里有一个细节需要注意，可能会出现按照西方习惯搭配后不符合中文表述的情况。如图，我们需要把顺序反一下，使用“匹配域”来完成交换。

　　怎样理解匹配域?实际上就是说，信件中已经固定好了内置信息条目的排序方式，它与联系人数据条目有事先的对应，而现在的目标就是将不符合格式的条目对换，这样就可以实现位置的调换。

　　将姓和名与右侧的相调换，返回时候就可以看到顺序已经变为我们期望出现的了。

　　当然，还可以根据需要继续插入其他合并域，比如我们插入收件人的电子邮件地址。

　　接下来就可以看到邮件的面目了，选择“预览信函”，可以在右侧区域依次浏览生成的邮件内容。确认无误就可以完成合并。

　　还会要求你确认一下最后的收件列表后就可以看到新鲜出炉的五封邮件了!称呼全部因人而异，十分专业!

　　最后是发信时的一些设置，包括使用的信件主题信息和邮件格式。

　　确认，在“完成并合并”中选择“发送邮件”，就可以大功告成了，这时打开outlook就可以在已发送邮件列表中就可以看到分列的邮件信息。就像单独发送一样的效果，可以在Outlook里面当作普通信件处理。