:使用“自动套用格式”命令
前言 什么时候会用到Word2007中的“自动套用格式”命令?一个典型的应用是格式化一段从来没有被格式化过的纯文本,改文本用各种文本约定来模拟格式。也可用“自动套用格式”来“清除”Word2007文档中应用不当的格式。还可用“自动套用格式”命令来重设由其他字处理程序转换而来的文档的格式,特别是那些没有使用样式的,或者看上去怎么都不像用过样式的。
可以将“自动套用格式”命令应用于当前文档的全部内容,或是仅应用于选定的文本。Word2007可以在选定的文本或是整篇文档中进行格式化和修改。Word2007默认仅将“正文”样式自动应用于文本,把其他样式留给你来应用。因此,要真正测试“自动套用格式”命令,开始的文档应该只有一个样式“正文”,使用直接格式来实现所有的更改。
正文 如果“自动套用格式”是要经常使用的工具,拿着它以备不测。打开一个单样式文档(只使用了“正文”和直接格式)并使用“自动套用格式”命令。
“自动套用格式”命令位于Word2007的命令库中,容易查找,也方便使用,是不是Microsoft在巧妙地建议我们忘记它的存在?
无论如何,如果像使用“自动套用格式”命令,需要将其拉出来掸去上面的灰尘。右键单击QAT并选择“自定义快速访问工具栏”,如图1所示,“从下列位置选择命令”为“所有命令”,向下滚动到“自动套用格式”。选定“自动套用格式”后,单击“添加”按钮。完成添加后,单击“确定”按钮。
注意:有三个“自动套用格式”命令可供选择。为便于浏览,最好考虑暂时(至少)将所有三个都放入QAT。通常可以稍后删除它们(右键单击工具并选择“从快速访问工具栏删除”)。
有三个“自动套用格式”命令可加入QAT:
1.自动套用格式——该命令启动“自动套用命令”处理,给出图2所示的对话框以便更好地控制处理。
2.立刻自动套用格式——该命令用当前默认设置立刻运行“自动套用格式”命令。它对应图2的第一个选项。
3.键入时自动套用格式——该命令显示“键入时自动套用格式”对话框。
图1 “自动套用格式”命令没有出现在Word2007的功能区界面中
用“请选择一种文档类型,以改善格式设置过程”下面的箭头,可以选择三种文档种的一种:“常规文档”、“信函”和“电子邮件”,如图3所示。每种类型针对指定的文档使用不同的预置优化选项集。
图2 “自动套用格式”命令允许选择马上“自动套用格式”(“立刻自动套用格式”)或“逐项审阅修订”
图3 “自动套用格式”功能预置了三种文档选项:“常规文档”、“信函”和“电子邮件”
图2底部的“选项”按钮,提供了对“自动套用格式”设置的访问,如图4所示。如前所述,有“自动套用格式”和“键入时自动套用格式”两个选项卡。“自动套用格式”选项卡仅在运行“自动套用格式”命令时才发挥作用。“键入时自动套用格式”在键入时即发挥作用。
图4 “自动套用格式”选项卡的设置控制“立刻自动套用格式”命令的运行效果