Excel技巧教程:在大量数据中提取特定数据

　　自学考试考生成绩公布了，但上级下发到各报名点的是全地区所有考生的总成绩zcj.dbf，有80多万条记录，5万多名考生，而我们报名点参加考试的只有800多人，怎么从这“茫茫人海”中挑出我们考生的成绩呢？

　　情况分析

　　1. 根据zcj.dbf中的字段不能区分各报名点。

　　2. 我们报名点的考生准考证号并不连续，用附加条件的删除记录方法，不能完全准确地剔除其他报名点考生。

　　解决方案

　　1. 先从《高等教育自学考试考务管理系统·报考系统》中导出考生信息，生成文件ks.dbf。

　　具体方法：启动FoxPro，执行“系统→输出数据”命令，在随即出现的一系列对话框中，依次单击〔选择数据〕、〔生成Select语句〕、〔确定〕、〔提取数据〕按钮，在“数据输出”对话框“数据提取结果”项中，执行鼠标右键菜单“输出（不用于上报下发）”命令（如图1）。在随即出现的“另存为”对话框中，保存类型选择“可重新载入的DBF文件（*.dbf）”，文件名取为“ks”（如图2），单击〔保存〕按钮，退出报考系统。

　　图1

　　图2

　　2. 启动VF6.0，执行“文件→新建”命令，创建数据库tq.dbc。

　　3. 执行“数据库→添加表”命令，将ks.dbf、zcj.dbf两表添加至数据库tq.dbc（如图3）。

　　图3

　　4. 执行“数据库→新建本地视图→视图向导”命令，选择“ks.dbf”表中的“ks_zkz”、“ks_xm”字段和“zcj.dbf”表中的“kc_mc”、“bk_cj”字段作为视图输出时使用的字段（如图4）。

　　图4

　　5. 单击〔下一步〕按钮，进入建立表间关系的对话框，单击〔添加〕按钮，将关系表达式“ks.ks_zkz=zcj.ks_zkz”加入到关系列表（如图5）。

　　图5

　　6. 单击〔下一步〕按钮，视图输出时包含记录选择“仅包含匹配的行”。

　　7. 单击〔下一步〕按钮，进入筛选记录的对话框，不进行任何设置。继续单击〔下一步〕按钮，进入排序记录的对话框，单击〔添加〕按钮，将“ks.ks_zkz”添加到“选定字段”列表框，选择“升序”单选按钮（如图6）。

　　图6

　　8. 单击〔下一步〕按钮，进入限制记录的对话框，“部分类型”选择“所占记录百分比”，“数量”选择“所有记录”。

　　9. 单击〔下一步〕按钮，选择“保存本地视图”，单击〔完成〕按钮。在“视图名”文本框中，键入“view”，单击〔确认〕按钮。最终结果如图7。

　　图7

　　10. 选中视图“view”，执行“数据库→浏览”命令，查看视图结果。

　　11. 执行“文件→导出”命令，将视图结果导出成DBF或Excel格式文件。详细操作不再赘述，可参考相关文章。

　　至此，我们报名点考生成绩提取完毕。