Word基础教程:大文档如何提取目录

　　最近用Word XP整理了一篇150页的技术文档。尽管篇幅有些长，但该文档各级标题之间的逻辑结构比较清晰。于是我决定为文档加上目录，以方便查阅。什么是目录呢？目录就是文档中标题的列表，通过目录来了解在一篇文档中论述了哪些主题，并快速定位到某个主题。

　　设置标题

　　假设文档初稿已整理完毕，标题之间的层次关系为：全文共分为8章，每章分为若干小节，每个小节又包含若干部分内容。我们分两步完成标题的设置：

　　1． 定义标题的样式。依次单击［格式］→［样式和格式］，在“样式和格式”任务窗格中单击“标题1”右侧的下拉三角，执行“修改”命令。在“修改样式”对话框中设置合适的字体、字号、对齐方式等格式，这里设置为黑体、小三号、居中（如图1）。依照上述步骤定义“标题2”、“标题3”的样式，当然也可以采用默认的标题样式。

　　2． 设置标题。将热点定位在标题“第1章”处，单击任务窗格中的“标题1”按钮；将热点定位在标题“第1节”处，单击任务窗格中的“标题2”按钮……同理，整篇文档的标题按照层次关系应用合适的标题样式。

　　生成目录

　　准备工作完成以后，就可以生成整篇文档的目录了。实现步骤如下：

　　1. 选择插入目录的位置一般在文档的首部。

　　2. 依次单击［插入］→［引用］→［索引和目录］，在“索引和目录”对话框中单击“目录”标签。根据需要设置合适的显示级别，其余选项采用默认设置，最后单击［确定］按钮（如图2）。

　　使用目录

　　其实利用Word XP制作的目录可不只是简单的标题列表，它还具有超级链接功能。我们将鼠标指向目录中的某一个标题，然后按住［Ctrl］键，你会发现鼠标箭头变成了一只“小手”。这时点击鼠标，就被快速定位到文档中该标题的位置。如果你觉得按［Ctrl］键太麻烦，那么只需依次单击［工具］→［选项］→［编辑］，找到并取消“用Ctrl+单击跟踪超链接”选项，即可直接点击实现快速跳转。

　　更新目录

　　文档编辑完成后往往需要修改，如果对标题进行了修改，就需要及时更新目录：

　　1. 在目录左边单击鼠标左键选中整个目录。

　　2. 在选中的目录区域中右击鼠标，执行“更新域”命令。在“更新目录”对话框中点选“更新整个目录”，并单击［确定］按钮，目录瞬间即可实现更新。

　　以上操作在Word 2000/XP中均能实现，区别只有一点点：在Word 2000中制作的目录，无需进行任何设置即可实现直接点击跳转。