公司文书管理办法

guohua 发表于: 2006-9-03 22:04 来源: 扑奔PPT网

一、文书管理包含收取文件及制发文件两种。
二、外来文件包含公文、电报、传真资料等项。内部制发文件包含本公司内部文件和对外业务文件。
三、收文：
1、外来文件收文由公司总务部收发室承办（直接寄到各部厂的文件由各部厂管理单位收文）。
2、外来文件收文时，由收发室登记入“收发文登记簿”
3、内部制发文件收文时，由各部厂编号及填写“公文会签单”后，送收发室登记入“收发文稿登记簿”。
四、制发：
填写“发文呈批单”，编列文号，并填写“公文会签单”，注明本案应会签部门后送总公司收发室登记处理。
五、分文：
1、收发室收文登记后，根据业务性质分送各有关部厂处理。
2、内部发文呈批单做收文登记后，根据文件内容性质分送有关单位会签处理。
六、会签：
1、各单位收到需参与会签的呈批件时，须本着本单位的职责认真表达对本件草案的意见，并尽量提供相关资料供企划单位参考。
2、公文会签后，再依“公文会签单”内所指定会签顺序，转送其他会签单位，若本单位为最后一个会签单位，则处理后将本呈批件转送秘书室处理。
七、审核：
秘书室根据各单位签办理意见，汇总整理出一个结论（若各部厂意见不一致，需由秘书室居间协调送叫经理核定）。
八、批示：
总经理或其他被授权批示者做最终的肯定、否定等批示，并签字。
九、执行：
1、秘书室根据总经理批示内容将公文影印1份送执行单位办理，公文正本送收发室归档存查。
2、需对外发文时，应由收发室打印、盖章、封装、寄发、，呈批件原件和打印件二份紧档存查。寄发文件前须填写“收发文登记簿。”
十、归档：
1、任何签呈正本需交由总务部（科）归档存查。
2、若执行单位必需使用正本时，可暂时借出使用后归还，若正本必需寄出且无法取回，可存档复印件。
3、存档文件普通件保存三年，机密保存十年，届时列表报准监销。
十一、公文机密等级及处理规定：
1、普通件：公关方式处理。
2、密件：须子公司部门领导人以上人员核阅处理。
3、机密件：须公司部门或子公司领导人总经理级以上人员核阅处理。
4、极机密件：须部经理级以上人员核阅处理。
5、各级人员处理密件资料，须严守秘密。泄密而造成损害，由泄密人员负责并接受处分。
6、密件文件递送时，应以信封袋加密封装，寄件人及收件人拆阅时均须在登记簿上签名。
十二、公文处理时限：
1、特急件：随到随办。
2、争件：一天内处理完毕。
3、普通件：三天内处理完毕。
4、超过处理时限的文件，由秘书室催办。
5、各级审核人员及会签人员均需在公文签呈上签名，并标示日期，以明确责任。

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